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Ein Logistiktender: von dem Einkauf der Frachtsätze zur Optimierung der Logistiksteuerung

27.08.2018

Das Hauptziel jedes Tenders ist ein vorteilhaftes Geschäft für Waren-und Dienstleistungseinkauf abzuschließen, d.h. den Einkaufsgegenstand der erforderlichen Qualität zu dem niedrigsten Preis zu erwerben. Man benutzt immer noch das Tendersystem als ein Instrument für Kostensenkung, und der Preis bleibt dabei ein Schlüsselfaktor der Angebotsschätzung. Aber die Tenderaufgabenstellung und ihre Durchführung ändern sich.

Wie haben sich die Ziele und die Tenderpraxis im Bereich der Logistikdienstleistungen in den letzten drei-fünf Jahren verändert? In welcher Richtung entwickeln sich die Anforderungen der Besteller zu den Tenderteilnehmern? Die Fachleute der Firmengruppe TELS Tenderabteilung teilen uns ihre Erfahrung mit.

Ziele der Logistiktender

„Alte“ Ziele

Viele Firmen-Besteller benutzen bisher beim Einkauf von Transport-und Logistikdienstleistungen (TLD) das Verfahren des Ausschreibungswettbewerbes für die Erreichung von „einfachen“ Zielen:

  1. Einkauf der niedrigen Frachtsätze. Die Ausschreibungen werden in jeder Transportrichtung durchgeführt. Nach den Ergebnissen des Wettbewerbes wird ein Pool von Beförderern-Gewinnern gebildet, unter denen die Ladungsvolumen für den Tenderzeitraum zu verteilen ist. Auf solche Weise versuchen die Firmen, den Kostenwert für Logistik maximal zu verringern, für sich die Optimierung der Logistiktätigkeit behaltend.

  2. Marktforschung. Die Firma führt einen Tender durch, ohne eine deutlichen Bereitschaft zum Auftragnehmers Wechsel. Der Auftraggeber bekommt die Information über Marktangebote durch Ausschreibungen und prüft, ob die Preise bei dem jetzigen Auftragnehmer dem Marktniveau entsprechen. Das Tenderergebnis kann aber letztlich zum Auftragnehmers Wechsel führen.

  3. Verbreitung des Beförderer Pools. Eine breitere „Ersatzbank“ von Logistikauftragnehmern gibt den Unternehmen eine größere Möglichkeit, ihren Logistikbedarf stabil zu sichern.

  4. als ein Instrument, existierende Auftragnehmer zu drücken. Das ist ein Signal den aktiven Auftragnehmern von der Bereitschaft, sie zu wechseln, in dem Fall, wenn sie „sich wenig Mühe geben“ und/oder in den Preisen nicht nachgeben.

„Neue“ Ziele

Nach Auskunft der FG TELS Fachleute lässt sich eine deutliche Entwicklung der Tenderziele von großen und mittleren Auftraggebern in den letzten fünf Jahren beobachten. Sehen Sie bitte die Liste unten, wofür einige Firmen die Ausschreibungen benutzen:


  1. ein Leistungspaket einem günstigen Budget nach einzukaufen. In dem angegebenen Fall ist schon der Frachtsatz auf jeder einzelnen Richtung kein Schlüsselgegenstand der Ausschreibungen. Der Auftraggeber versucht, ein optimiertes Budget für eine umfangreiche Versorgung nach dem ganzen Dienstleistungsspektrum zu bilden, die Zollabfertigung, Sicherung, Auszeichnung u.a. eingeschlossen.

  2. Stabilisation des Logistikhaushaltes. Der Auftraggeber weist während Ausschreibungen und der Vertragsabstimmung die Verpflichtungen den Auftragnehmern zu, was die Logistikkosten in festeren Rahmen bei keinen stabilen Marktbedingungen halten lässt.

  3. Optimierung der Auftragnehmer Anzahl. Zu viel Auftragnehmer zu haben, ist in der Sicht der Arbeitsaufwandsschätzung nicht günstig: viele Verträge, viele Kontakte und Zusammenarbeit. Besser ist, vier-fünf Auftragnehmer zu haben, die ein breites Dienstleistungsspektrum umfassen können, mit der Möglichkeit ihres Wechsels bei Situationsproblemen.

Die „neuen“ Ziele der Logistikausschreibungen müssen ein fortgeschrittenes Verfahren zur Optimierung der Geschäftslogistik sein:


  • Arbeitsaufwand der Logistiksteuerung verringert sich;

  • Entscheidungen für die Optimierung von Logistikhaushälten werden den Fachleuten ohne Bezahlung der Logistikberatungen übertragen;

  • Logistikkosten werden präziser geplant.

Wie hat sich die Tenderpraxis geändert

1. Die Hauptveränderungen in der Tenderpraxis beim Einkauf von Logistikdienstleistungen sind:Anzahl der Tenderstufen hat sich vermehrt. Bis zur Mitte 2016 hatten die Formblätter der Arbeitstabellen von der FG TELS Tenderabteilung zwei Stufen enthalten: auf der ersten Stufe passierte gewöhnlich ein Austausch aller notwendigen Information, wurden Forderungen gestellt und Angebote gemacht; auf der zweiten Stufe kamen endgültige Ausschreibungen vor und wurden die Bedingungen abgestimmt.
Das heutige Verfahren ist ein dreistufiger Tender, der üblich besteht aus:

  • Fragebogenzeit, während der Firmen die Information bei einem potentiellen Auftragnehmer erfragen und die Tenderteilnehmerliste anfertigen;

  • Vorausschreibungen, an denen die Teilnehmer Anforderungen erhalten und ihre Angebote machen;

  • Verhandlungen mit den wahrscheinlichen Tendergewinnern, Schlussausschreibungen und Abstimmung der Bedingungen. Die Ausschreibungen unterscheiden sich voneinander in Einzelheiten, die Firmen benutzen ihre verschiedenen Durchführungspraxis, das Verfahren grundsätzlich ist aber bei meisten TELS Bestellern wie oben erwähnt. 

2. Anforderungen zum Versicherungsschutz sind gestiegen. Noch drei Jahre vorher war die Versicherungshöchstgrenze in der Höhe 0,75-1 Mio. Euro der Befördererhaftung vor Kunden hinreichend für die absolute Auftraggeber Mehrheit gelegen. Zwei Jahre vorher, um die Möglichkeit zu haben, an den Ausschreibungen für die FG TELS interessanter Besteller teilzunehmen, wurde die Versicherungshöchstgrenze der Firmenhaftung vor den Kunden bis zum 2,5 Mio. Euro erhöht. Und es gab schon die Fälle, wenn diese Höhe unter den beantragten Forderungen lag: zweimal haben die Kunden ihre Anforderungen zur Haftungsversicherunghöchstgrenze in 5 Mio. Euro und einmal – in 10 Mio. Euro für nötig erklärt.


3. Anforderungen zur Informationsintegration wachsen an. Elektronischer Dokumentenverkehr (EDV) wird zu einer strengen Forderung zu einem Auftragnehmer. Solche unbedingten Voraussetzungen in Ausschreibungsanträgen erschienen ungefähr ab 2016 und hatten zuerst wesentlichen Anstrengungen für individuelle Systemanpassung des Informationswechsels erfordert. Heute ist das eher eine technische Frage, die bei der Arbeit mit dem Kunden nicht hindert, obwohl jeder Informationsaustausch immer noch ein Projekt individueller Integration mit dem Bestellers Informationssystem bleibt.

4. Ausschreibungszeitraum verlängert sich. Jährlicher Tenderzeitraum gilt bisher als „eine Standardperiode“ für Großunternehmen, die komplexe Dienstleistungen einkaufen, obwohl einige davon die Sätze für das zweite Arbeitsjahr zugleich anfordern, so müssen sie das Ziel verfolgen, die Häufigkeit der Tenderdurchführungen zu verringern. Immer häufiger finden Tender für einen längeren Zeitraum statt. Besonders geht das die Firmen-Hersteller in dem Autobereich an – sie haben oft Tender für den Zeitraum in drei Jahren veranstaltet. Unter Bedingungen unseres Marktes ist man dennoch dazu gezwungen, die Sätze während langen Vertragszeiträume zu korrigieren.

5. Erwartungen zu einem geraden Zugang zum Frachttracking nehmen zu. Der Auftraggebers Wunsch, einen geraden Zugang zu dem System der Beförderers GPS-Navigation für die Frachtverfolgung zu haben, ist noch keine harte Forderung - man trifft aber solche Nebenbedingungen immer häufiger. Wenn es keine solche Möglichkeit gibt, gehen die Kunden gewöhnlich auf den Zugang zu dem Auftragnehmers Informationssystem ein, wo das Frachtdurchfahren durch die Kontrollpunkte festgestellt ist.

Es geht auch um die Marktbesonderheiten. Für Kunden von Kasachstan, z.B., ist es sehr wichtig, dass der Auftragnehmer ein Inländer von Kasachstan ist. Dazu bitten sie auch ziemlich oft, die ausführlichen Listen aller Beförderer vorzulegen, die zur Lieferung ihrer Güter hinzugezogen werden – und es wäre wunderschön, mit dem Wagens Kennzeichen und dem Fahrernamen. Solche Information für Monate im Voraus zu geben, ist für die Beförderer-Firma eine fast nicht zu erfüllende Aufgabe, da es um die Arbeit mit mehreren Transportunternehmen mit einem großen Gesamtwagenpark geht (die FG TELS besitzt ungefähr 120 Tausend Wagen). Zu bestimmen, wer welchen Wagen in drei-sechs Monate führen wird, liegt schon ein bisschen „über die Grenze“ der Arbeitspraxis der Transport-und Beförderungsunternehmen (TBU).

Risiken und Möglichkeiten der Tenderzusammenarbeit

Die Hauptvorteile und Risiken einer Zusammenarbeit unter den Ausschreibungsbedingungen sind für Transport-und Beförderungsunternehmen verständlich: gleichzeitig mit Erhalten der Beladungsmenge für einen Tenderzeitraum entsteht das Senkungsrisiko des geplanten Gewinnes wegen Beförderer Frachtsätzeerhöhung. Obwohl es auch umgekehrt passiert.

In dem Fall einer strategischen Zusammenarbeit nimmt man an, dass der Auftraggeber und der Auftragnehmer die beiderseitigen Interessen achten, und die Dauerbeziehungen für einen wesentlich größeren Wert halten, als einen momentanen Profit. Wenn Frachtsätzeschwankungen in der Höhe 10-15% liegen, werden die Bedingungen gewöhnlich nicht geprüft – solche Risiken sind, normalerweise, von den Seiten in dem Haushalt schon vorgesehen. Der Vorschlag über die Sätzeüberprüfung in dem Fall ihrer wesentlichen ständigen Veränderungen (20-30%) gilt schon als berechtigt. Solche große Preiseschwankungen passieren selten, obwohl es einen solchen Fall ziemlich neulich gab – in der ersten Hälfte 2017 bei einem wachsenden Beförderungsmarkt und einem Mangel an Beförderungsleistungen.

Es gibt so ein Risiko noch, wie die Verlagerung des Beladungsvolumens auf den „Spitzenzeitraum“, was die Firma-Auftraggeber ursprünglich nicht geplant hat, oder den Auftragnehmer während der Ausschreibungen darüber nicht Bescheid gegeben hat. Die Frachtsätze liegen in den Spitzenperioden, natürlich, viel höher als die im Jahresdurchschnitt, die in den Tenderabkommensbedingungen vorgesehen sind. Die Verpflichtungen unter solchen Bedingungen zu erfüllen, fällt schwerer (es gibt auf dem Markt weniger freien Transportmöglichkeiten) und die Beförderungsgewinnmarge sinkt wesentlich, bis zu einem negativen Kennwert. Sich vor solchen Situationen zu versichern fällt auch schwer, in jedem einzelnen Fall wird eine Entscheidung über die Reaktion individuell getroffen.

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Zusammenschluss: Ein Tender als ein Instrument zur Optimierung der Logistikkosten entdeckt weite Möglichkeiten für Erreichung unterschiedlicher Ziele, die FG TELS Fachleute empfehlen aber den Bestellern der Logistikdienstleistungen, die Ausschreibungspraxis zu einer komplexen Optimierung der Geschäftslogistik in Verbindung mit der Erfahrung und Kenntnissen ihrer Auftragnehmer zu benutzen.


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